Estamos o tempo todo absorvendo informações, conteúdo, aprendizado. Na sua empresa, os desafios estão sempre na caixa de entrada, preenchendo todo e qualquer tempo “livre” para resolver imprevisto e, mês a mês, parece que você está apenas sobrevivendo.
Olha, posso te dizer que passo por isso também. Recentemente, assumi a sociedade da OCA e passei a precisar entender e resolver outros assuntos também. E foi justamente observando essa realidade minha e dos clientes da OCA que eu resolvi falar sobre esse assunto com você, que já passou por ondas e terremotos e sobrevive, mas sempre engole algumas gotas d’água por não ter o famoso planejamento. Mas, de fato, como começar a priorizar o que é essencial na empresa e, enfim, crescer?
O que eu trago aqui, então, é um exercício que você não vai fazer uma, nem duas vezes. É algo que precisa estar na sua rotina, na sua revisão semanal que, além disso, também vale para seus projetos pessoais. Então anota aí: Matriz de Eisenhouwer.
Pegue um papel, uma caneta, abra sua agenda, calendário ou lista de tarefas – e claro, a sua memória. Você vai precisar de tudo isso para preencher essa matriz e finalmente conseguir priorizar o que é importante para sua empresa.
Imagine a Matriz abaixo:
Se você não sabe por onde começar, não tem problema. Eu vou te ajudar.
1 – Liste tudo que você sabe que precisa fazer. Se forem muitas coisas, pense apenas nesta semana, ou no dia de hoje. Lembre-se que essa matriz precisa te acompanhar no decorrer das tarefas, e o ideal é que você encontre pelo menos uma hora por semana para pensar nela.
2 – Procure categorizar cada uma das tarefas em um dos quadrantes da matriz, lembrando que:
Importante são aquelas tarefas relacionadas ao seu objetivo de negócio e metas;
Urgentes são as tarefas que tem um prazo para serem cumpridas.
Você pode categorizar essas tarefas em um painel do Trello ou até mesmo em uma planilha de excel, pois fica muito fácil e intuitivo arrastar e colar em outro quadrante, se for necessário.
A conta é muito simples: tudo que for urgente e importante é necessário fazer imediatamente e, o que for importante, mas não urgente, merece uma data no seu calendário para que possa ser resolvido com calma. Aquilo que é urgente, mas não é importante pode ser realizado por uma outra pessoa, então delegue. Agora, se você tem tarefas que não são urgentes, nem importantes, porque elas estão aí?
Nesta altura do campeonato, você deve estar se questionando se deve adotar dois novos hábitos em sua rotina: descentralizar e dizer não. Vamos para um exemplo prático:
Agência de Viagens
Temos uma boa experiência com agências de viagens e priorizar as demandas é um exercício bastante interessante. No dia-a-dia, a gestão da empresa precisa:
Definir novos roteiros de viagem;
Contatar fornecedores de hotéis;
Coordenar uma equipe de guias de turismo e colaboradores;
Garantir qualidade dos fornecedores dos seus serviços;
Conferir câmbio para fechar novos pacotes;
Divulgar seu negócio com excelência;
Cuidar da parte financeira das viagens e do negócio;
Conhecer novos destinos;
Participar de eventos, cursos, workshops e fazer network;
Estar atento às novas regras de Aeroportos, Bagagens, consulados, etc;
Olhando desta forma, parece tudo muito importante para a sobrevivência da empresa (e é!). Porém, no seu dia-a-dia, nem todas essas tarefas estão presentes. Algumas deveriam estar, mas não estão, e outras estão e não deveriam – como ficar assistindo vídeos de gatinhos no Facebook!
Na realidade, um dia de alguém que trabalha na gestão de uma agência de viagens pode ser:
Responder e-mails (sem validar a importância deles);
Receber ou fazer ligações (sempre para resolver algum problema urgente);
Acessar as redes sociais no intervalo de uma tarefa e outra;
Tirar um ou outro plano do papel, mas sem dedicar tempo de qualidade para ele;
Fim do expediente. Para sair dessa rotina, a Matriz de Eisenhouwer pode fazer mais do que organizar sua rotina – pode dar sentido para tarefas que anteriormente te faziam sentir que está nadando e morrendo na praia. Um e-mail ou uma ligação não é somente isso, é uma tarefa importante/ urgente que está sendo resolvida.
A partir deste cenário, o propósito do seu negócio vai aumentando, qualificando o seu tempo! Acredite, vai sobrar tempo suficiente para você dedicar mais do que 5 minutos para se atualizar sobre seu negócio – que é o tempo médio para ler este texto.
Compartilhe comigo: qual a tarefa que – por ser complexa demais – acaba sendo deixada para depois, ainda que seja MUITO IMPORTANTE para você continuar se diferenciando no mercado?
Por Gisela
